Site : Numérisation De Documents En Rhône Alpes
La numérisation des documents et ses avantages
Les entreprises doivent toujours rechercher des opportunités pour devenir plus efficaces et réduire les coûts. Une façon simple de le faire, est de numériser vos documents papier. La numérisation de documents est une option efficace pour les entreprises pour une grande variété de raisons. Voici seulement cinq exemples.
Empêche la perte de fichiers
Ça nous a déjà arrivée. Une page importante qui manque dans un fichier, laissant des informations incomplètes et entravant la préparation d'une réunion stratégique cruciale. Vous finirez par le trouver, mais des semaines plus tard. En fait, selon une étude, quelque 7% des documents papier sont mal classés chaque année et 3,5% de tous les documents papier sont perdus. Alors que les documents numériques sont situés dans un emplacement facile d'accès et ne glissent pas au fond d'une armoire. De ce fait, elles ne présenteront jamais le risque de se perdre.
Meilleure sécurité
Il n'est pas rare de voir des impressions et des fichiers sur un bureau, mais chaque fois que cela se produit, il s'agit d'une faille de sécurité. Tout le monde peut les regarder et les lire, même pendant quelques secondes, ce qui peut être un gros problème, s'il est vu par les mauvaises personnes. Les services de numérisation de documents garantissent que les informations provenant des dossiers des employés et des clients, des rapports financiers et des projections de prix peuvent être gardées à l'abri des regards indiscrets.
Faire des économies
Si vous pouvez trouver un document par voie électronique, cela vous fera économiser plus de temps et d'argent que vous ne le pensez. Par exemple, un employé qui gagne un revenu annuel de 40 000 € coûte environ 23 € de l'heure à l'entreprise. Si cette personne met une heure pour trouver un document papier particulier, cela vous coûte en fait 46 €. Parce que les documents numériques peuvent être localisés en quelques minutes, fait de la numérisation de documents, un véritable économiseur d'argent.
Classement des documents plus efficace
Parfois, vous n'êtes pas trop sûr du document à rechercher, mais vous connaissez le sujet qu'il couvre. D’un autre côté, la numérisation de documents vous permet de stocker chaque fichier avec des mots-clés, vous évitez ainsi tout ce tunneling à travers les archives tandis que les documents les plus pertinents apparaissent immédiatement.
Accès facilité
Lorsqu'un document doit être partagé entre les membres de l'équipe ou les services, la plupart des gens utilisent le courrier électronique. Cela semble logique, mais en fait, le courrier électronique n'est pas un système de distribution de documents efficace. Étant donné que la numérisation de documents voit les fichiers stockés numériquement dans un seul emplacement, elle permet aux services d'accéder directement aux informations les plus récentes, ce qui contribue à accélérer et à fluidifier la collaboration.
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